Tratamiento de datos

Objeto

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de VOLAMOS.COM.CO de ahora en adelante VOLAMOS.COM.CO o NOSOTROS, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, disposiciones que establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme a derecho, de los datos personales tratados por VOLAMOS.COM.CO, los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.

Responsable

VOLAMOS.COM.CO, es la responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos físicos o digitales, se encuentra domiciliada en la ciudad de Tunja e identificada con el NIT: , cuyos datos de contacto son:

Celular: 3134730454

Email: administracion@volamos.com.co

Tunja- Boyacá

Es importante tener presente que toda área, colaborador, empleado, proveedor y/o contratista de VOLAMOS.COM.CO, que por sus funciones esté encargado del tratamiento de las bases de datos que contengan información personal, debe cumplir con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento.

Definiciones

• Para los efectos de la siguiente Política de Tratamiento y conforme se establece en la normativa que regula la materia, se entenderá por:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Contenido de las bases de datos

Como regla general, las bases de datos de VOLAMOS.COM.CO, que se encuentren sujetas a tratamiento almacenan información personal de los titulares, como por ejemplo el nombre, el número y el tipo de identificación, el género y los datos de contacto: dirección física y electrónica, el teléfono fijo y móvil, etc.

Dependiendo de la finalidad y la naturaleza de las bases de datos se tienen en ellas otra clase de datos específicos también sometidos a tratamiento, esto es, por ejemplo, en la base de datos de empleados y contratistas, información sobre la historia laboral y académica, también información familiar, personal y eventualmente bancaria.

A su vez, teniendo en cuenta la naturaleza y los servicios que presta VOLAMOS.COM.CO, en sus bases de datos se podrán almacenar datos sensibles y privados con previa autorización del titular.

Tratamientos

La información contenida en las bases de datos de VOLAMOS.COM.CO, es sometida a distintas formas de tratamiento, tales como: recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, corrección, uso, organización, almacenamiento, circulación o supresión, entre otras, todo lo anterior en cumplimiento de las finalidades y los objetivos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, empleados, afiliados, y/o compañías filiales, subsidiarias o vinculadas, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

También podrá ser transmitida o transferida a los titulares, sus causahabientes y representantes legales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar. A su vez, en cumplimiento de deberes legales, VOLAMOS.COM.CO podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

VOLAMOS.COM.CO, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad

La información que reposa en las bases de datos de VOLAMOS.COM.CO, tiene como finalidad permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, y permitir el adecuado cumplimiento de los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo, etc.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

VOLAMOS.COM.CO, suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad y el propósito para el cual fueron recaudados.

Autorización

VOLAMOS.COM.CO solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente, socio, empleado o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida para cada caso, y en cumplimiento de las normas que regulan la materia, pero, principalmente, buscando la protección y la garantía del derecho constitucional al Habeas Data.

Derechos de los titulares

Conforme se expone en el art. 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Deberes del responsable del tratamiento
• Según el artículo 17 de la Ley 1567 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del encargado del tratamiento

Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Vigencia de la política de tratamiento de datos

La Política de Tratamiento de Datos Personales de VOLAMOS.COM.CO estará vigente a partir del 10 de febrero de 2023.

VOLAMOS.COM.CO se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la Constitución y la ley.
Las bases de datos administradas y tratadas por VOLAMOS.COM.CO se mantendrán indefinidamente, mientras sirvan para desarrollar su objeto, y mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero, como se mencionó antes, los datos podrán ser eliminados cuando ya no sean necesarios ni pertinentes para cumplir con la finalidad y el propósito vigente al momento de la recolección, también serán eliminados a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de VOLAMOS.COM.CO o una obligación contenida en un contrato entre VOLAMOS.COM.CO y el titular.